A concorrência no mercado não é brincadeira. Ter diferenciais competitivos, métodos ágeis e processos efetivos são fatores importantes para se destacar entre as empresas do seu setor. Nesse contexto, o Business Process Management (BPM) é uma disciplina capaz de trazer grandes mudanças.
Traduzido como Gestão de Processos de Negócio, a ideia é aprimorar os processos da organização para ganhar agilidade e aumentar a qualidade — já que esses dois aspectos são decisivos para o jogo da competitividade no mercado.
Empresas que têm gargalos e deficiências no funcionamento de seus processos enfrentam uma série de problemas. Muitas dessas vezes, uma única questão vira uma cascata de outros problemas que demandam tempo, recursos e custos.
Não à toa, o Business Process Management é uma área que está ganhando espaço nos últimos tempos.
Mas afinal, o que é BPM? Quais são os benefícios e como implantar? Confira as respostas neste post!
O que é Business Process Management?
O Business Process Management (BPM) ou Gestão de Processos de Negócio, em português, é uma disciplina gerencial que envolve diversas áreas de conhecimento que, juntas, formam um conjunto estratégico de práticas criadas para promover a melhoria contínua de processos dentro de uma empresa.
De acordo com BPM CBOK® (Guia de Gerenciamento de Processos de Negócio Corpo Comum de Conhecimento ), que fornece uma visão geral sobre as áreas que devem ser desenvolvidas para sustentar o Business Process Management, a gestão de processos serve para:
- analisar;
- definir;
- executar;
- monitorar e;
- gerenciar com mais efetividade.
Sendo assim, é importante destacar que o BPM não é uma metodologia nem um conjunto de ferramentas. Por seu caráter multidisciplinar, é uma abordagem organizacional de gerenciamento adaptável.
O desenvolvimento do BPM se deu para que os processos sejam realizados de forma sistêmica para facilitar os processos dentro de uma empresa. As mudanças são criadas com o foco nas necessidades dos clientes, assim como a visão de crescimento competitivo no mercado.
Como a implementação do BPM é feita nas empresas?
A implementação da gestão de processos passa por algumas etapas até estar plenamente pronta para fazer a diferença dentro da empresa. Acompanhe cada uma delas e entenda cada uma das fases do BPM.
Mapeamento de Processos
Como na implantação de qualquer nova estratégia, tudo começa com o mapeamento. Entender o contexto atual da empresa é o primeiro passo para entendê-los e, posteriormente, melhorá-los.
O mapeamento de processos implica na descoberta de todos os detalhes sobre o funcionamento da empresa. Quanto mais detalhes forem agregados, melhor. Além do processo em si, essa etapa envolve outros elementos, entre eles eventos, atores (pessoas responsáveis) e resultados.
Todos os pontos levantados e informações coletadas precisam ser documentadas e organizadas. É nesse primeiro contato em profundidade com a empresa que começam a se perceber os problemas, limitações e gargalos que atrapalham o crescimento do negócio — mas também ajustam aspectos como a estimativa de recursos para departamentos e outras resoluções.
Sendo assim, existem seis etapas para mapear os processos de uma organização:
- 1. Incluir e envolver as pessoas responsáveis por cada setor;
- 2. Fazer a identificação e listagem dos processos atuais;
- 3. Avaliar processos e propor melhorias;
- 4. Pensar em como serão os processos futuros;
- 5. Estabelecer as prioridades e investir em automação;
- 6. Monitorar os processos continuamente.
Padronizar processos
Uma vez levantados os processos e identificados os pontos de melhoria, chega a hora de organizar e formalizar as mudanças. Para isso, o BPM indica a criação de um padrão que deve ser seguido por todos na empresa.
A partir da padronização os colaboradores passam a entender exatamente suas funções e o que a organização espera deles. A formalização dos padrões faz com que todos possam ficar alinhados, mesmo que as tarefas sejam executadas por diferentes pessoas.
Ou seja, a criação do padrão nada mais é do que um modelo no qual a empresa busca alcançar a excelência operacional. Além do mais, padronizar processos facilita a execução das atividades, evita repetições e refações e ainda melhora os resultados.
Melhoria de Processos
O mapeamento e padronização de processos no Business Process Improvement são como reparos nos trabalhos já feitos pela empresa. Portanto, se tratam de melhorias e reparos que incrementam as tarefas em todas as hierarquias.
A clientes satisfeitos são como um termômetro que aponta se as experiências estão sendo positivas ou negativas. Quando a expectativa do público não é atendida, naturalmente o nível de satisfação cai.
Por isso, a implementação do BPM precisa analisar os processos atuais para ver o que pode ser aprimorado. Outro ponto é montar o fluxo de trabalho com a intenção de entregar valor ao cliente. Dessa forma, os resultados começam a aparecer, dentre eles a otimização de tempo, redução de custos, aproveitamento máximo de recursos e outros.
Quais os benefícios de fazer o gerenciamento de processos?
O planejamento estratégico nas empresas é uma etapa fundamental para guiar ações. Somente a partir de um plano bem estruturado é que será possível atingir os objetivos da organização.
Nesse sentido, o Business Process Management coloca em prática as ações de acordo com o que foi definido após o mapeamento e padronização de processos. A partir disso, a organização começa a colher os frutos do BPM, entre eles podemos destacar:
- aumento da produtividade das equipes;
- redução de erros, falhas de comunicação e retrabalho;
- conformidade e segurança nos processos;
- colaboradores alinhados;
- otimização nas tarefas diárias;
- maior controle e visibilidade nos setores;
- melhora na experiência dos clientes;
- aumento na satisfação do público;
- redução no microgerenciamento;
- transparência nos processos;
- mais qualidade na execução das demandas;
- previsibilidade de performance;
- times mais motivados;
- processos mais ágeis e resultados mais rápidos;
- eficiência em todas as etapas;
- automação de tarefas.
Esse último benefício, a automação de tarefas, é uma das mais valiosas dentro das empresas. Atividades repetitivas são realizadas com mais rapidez e os colaboradores conseguem priorizar outros serviços, utilizam dados coletados e tomam melhores decisões — tudo isso com processos padronizados.
De maneira idêntica, o Business Process Management se utiliza da padronização para aumentar a eficiência. Dito isso, automação e BPM têm tudo a ver e um complementa o outro, melhorando processos da empresa.
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