Quem envia grandes volumes de email sabe o quanto é difícil ter uma boa entregabilidade das mensagens. Além disso, o tempo de entrega dessas mensagens e o não compartilhamento de uma reputação com outras empresas leva a busca por uma infraestrutura de email dedicada.
A reputação de seu IP é um dos fatores que mais afetam a entrega do seu email, principalmente de seu email marketing. Essa reputação é um somatório de diversos fatores levando a uma pontuação final que indica aos provedores de e-mail o nível de confiança que eles podem ter ao receber suas mensagens.
Entretanto, essa reputação de IP não é criada do dia para a noite. Os provedores de email analisam o histórico dos últimos 30 dias e a média de envios que cada IP realizou. Portanto, para que seus envios de email através de uma infraestrutura dedicada tenham uma boa taxa de abertura, o volume deve aumentar gradualmente, processo conhecido como aquecimento de IP, ou warmup de IP.
O que é aquecimento de IP?
É o processo de envios de email com um aumento do volume de envios de forma gradual ao longo de vários dias ou semanas. Tem como objetivo criar, aos poucos, uma reputação positiva junto aos provedores de email, como por exemplo Google, Microsoft e Yahoo.
O processo de aquecimento de IP é recomendado principalmente para quem trabalha com IP dedicado. Nesse sentido, é importante entender se, de acordo com o seu perfil, é necessária uma infraestrutura de IPs dedicada ou compartilhada.
Normalmente, quando se trabalha com uma ferramenta de email marketing, a própria empresa que fornece o produto pode ajudar você a decidir qual infraestrutura é mais indicada para seu negócio.
Neste artigo, portanto, vamos focar em apresentar ações para garantir uma boa reputação para a infraestrutura de IP dedicado.
Como realizar o aquecimento de um novo IP
Primeiramente, algo importante que você precisa saber é que todos os novos IPs (ou um IP sem frequência de envios) é um IP suspeito para os provedores de email. Assim, ao iniciar o warmup de um novo IP, mostre aos provedores que os envios realizados são relevantes para sua lista de contatos.
Neste primeiro momento, sem nenhum histórico de emails enviados através de seus novos IPs, é comum que provedores direcionem seu email para caixa de spam ou então passem a limitar a quantidade diária de envios. Mas não desanime, aos poucos você ganha reputação e seus emails começam a chegar nas caixas de entrada dos provedores.
Para realizar um aquecimento de IP de forma correta e efetiva, é necessário seguir alguns passos. Sendo assim, vamos à eles:
1. Base de contatos engajada
Antes de mais nada, para ter sucesso em qualquer ação de marketing digital é preciso ter o público-alvo correto. Portanto, em campanhas de email não poderia ser diferente, principalmente em uma ação de aquecimento de novos IPs.
Para iniciar suas campanhas de warmup, certifique-se primordialmente de segmentar a sua melhor base de emails. Deixe de lado nesse primeiro momento, leads que estão há muito tempo (mais de 6 meses) sem interagir com você. Inclua os novos cadastros de seu site, clientes que compraram recentemente, abriram emails recentemente, entre outros.
Depois que finalizar o warmup, sugerimos ações de reengajamento para uma base de contatos inativa.
2. Email atrativo e conteúdo relevante
Agora que já temos o público segmentado para o aquecimento de IP, precisamos criar a campanha de email que será enviada à eles. Para isso, explore todo seu lado criativo e crie um email com conteúdo relevante para sua base de contatos.
Além disso, é importante que seu email seja criado seguindo as boas práticas para evitar pontuações de spam já em seu conteúdo.
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3. Assunto do email chamativo
Quantos emails você recebe em um dia? Diversos, não? Contudo, o assunto que for mais chamativo pode lhe instigar a curiosidade e levar você a querer saber mais sobre aquele conteúdo.
Por isso, o assunto do seu email na campanha de aquecimento deve chamar muita atenção de seus destinatários. Pensando nisso, separamos aqui nesse artigo 9 dicas imbatíveis para criar o assunto de email marketing. Veja também esse vídeo de como criar um assunto e pré-header que gere engajamento de seu email marketing.
Leia também: Palavras-chave proibidas no assunto do email marketing
4. Configurações essenciais validadas
No processo de aquecimento de IP os provedores de email estão conhecendo você. Verificando se seus emails podem não ser uma ameaça para seus usuários e que você é realmente confiável. Dessa forma, estar com todas as configurações essenciais para realizar envios de email validadas corretamente é obrigatório para um bom retorno.
Saiba quais as configurações essenciais para envios de email marketing
5. Aumento dos envios de forma gradual
Para criar a reputação de seus novos endereços de IP é necessário começar a enviar emails lentamente e ir aumentando aos poucos o volume de envios diários. O tempo que todo este processo de warmup de IP pode levar depende de fatores como:
- Engajamento da base de contatos com suas campanhas de email;
- Taxa de rejeição dos envios;
- Número de IPs novos;
- Volume máximo diário que você pretende realizar.
Mas qual o volume que posso iniciar meu aquecimento? Isso varia de acordo com quais provedores você possui em sua lista de contatos e sua quantidade.
Por exemplo, a Microsoft (que inclui Hotmail, Outlook.com, etc), possui limitação de 20.000 envios/dia na primeira semana por cada IP novo. Porém, esse volume pode cair, caso já nos primeiros envios haja muitos contatos inválidos (inexistentes) em sua base, contatos spamtraps ou até mesmo denúncias de spam.
6. Seja consistente e frequente
Outro ponto importante em toda infraestrutura de email com IPs dedicados é a frequência de envios. Você não pode enviar em 1 dia e depois realizar um próximo envio somente após 15 dias.
Lembra que no início desse post comentamos que os provedores avaliam o histórico dos últimos 30 dias de cada IP? Ou seja: sua média de envios dos últimos 30 dias, sempre será o volume “tolerado” pelo provedor.
Veja abaixo um exemplo de histórico analisado pelos provedores, sendo esse um aumento gradual no volume de envios.
7. Acompanhar resultados
Acompanhar os relatórios de email é fundamental para quem realiza ações de email marketing. Porém, no período de aquecimento novos IPs é essencial para corrigir problemas que podem acontecer pelo caminho, como por exemplo: erros de email, descadastros e denúncias de spam podem afetar a criação de sua reputação.
Analise também se ocorrem muitos bounces de email para domínios específicos e tente identificar problemas antes que eles comecem a afetar seu processo de aquecimento. Muitos erros para um provedor específico podem indicar que algum de seus IPs estejam listados em uma blacklist, sendo necessário solicitar a remoção e parar os envios imediatamente até que a liberação seja realizada.
Outra dica é o acompanhamento através de postmasters dos próprios provedores de email, onde muitas vezes trazem relatórios diários com resultados de como eles estão vendo as campanhas enviadas. A Microsoft, Google e Yahoo possuem plataformas postmaster para esse acompanhamento.
Google Postmaster Tools – Saiba como melhorar seus resultados no Gmail
Plano de aquecimento de IPs
Como você pode notar, são vários os fatores que garantem o sucesso ou até o fracasso do aquecimento seus novos IPs de envio. Portanto, seguir um plano de aquecimento de IPs é muito importante para que você tenha um maior controle de suas ações e o tempo aproximado que pode levar o seu warmup.
Montamos abaixo um exemplo de plano de aquecimento de IPs, porém ele deve ser adaptado para o seu perfil de envios/infraestrutura contratada, além de ser revisto sempre que algum problema (blacklists, limitações etc) acontecer pelo caminho.
Neste cenário mostrado na tabela acima, consideramos que são 4 novos IPs e que o volume máximo de envios por dia desejado é de 300 mil envios/dia.
Sem um aquecimento de IP feito de maneira correta, suas ações de email podem se tornar um pesadelo, com baixo engajamento e resultando assim em bloqueios em blacklists. Portanto, lembre-se de seguir todas as orientações iniciais e solicite um acompanhamento próximo do time de sua plataforma de email marketing.
