Quantas reuniões você teve esse mês? Quantas vezes você precisou reagendar, mudar seus planos por não ter horários disponíveis, mandar diversos e-mails para conseguir um horário em comum ou, pior ainda, ter que se adaptar a um sistema diferente de reuniões online? Se a resposta foi “muitas”, o Calendly – um software de agendamento – pode ser uma solução.
Fizemos um guia definitivo acerca dessa plataforma e listamos as principais funcionalidades presentes nela. Como bônus, trouxemos sugestões para otimizar seu tempo em reuniões e torná-las mais produtivas. Continue lendo até o final para acessá-las!
O que é o Calendly?
Para responder ao questionamento acima com muita praticidade, vamos começar com um exemplo. Imagine que você tem uma confeitaria e acabou de fechar um pacote para criar um bolo de casamento personalizado.
Para que você consiga entender exatamente qual é a demanda dos noivos, é necessário marcar uma reunião. Mas é aí que as coisas ficam complicadas: com a correria dos preparativos para o casamento, o casal em questão está com a agenda simplesmente maluca.
Você manda 4 e-mails para encontrar o melhor horário: quando você pode, eles não podem. E o contrário também é válido. Só nessa jornada, você já perde alguns dias valiosos que poderiam ter sido usados para começar o projeto. Depois, ainda descobre que os pais do noivo querem participar: aí vem mais um obstáculo para o agendamento de reuniões.
O Calendly surgiu justamente para atender essa demanda. As transformações geradas pela pandemia de COVID-19 geraram um fluxo muito mais intenso de agendas digitais e fez com que todos tivessem que reformular não só os seus horários, mas também a forma como eles são disponibilizados.
Basicamente, com o uso dessa ferramenta, tanto você quanto os seus clientes poderiam expor uma tabela simples, prática e que mostra todos os momentos disponíveis que você tem nos próximos dias:
Disponível em: https://calendly.com/pt
Basta enviar um link para as partes envolvidas na reunião e todos saberão quando você estará disponível. Aí, eles optam por uma das alternativas e pronto: está tudo agendado.
Funcionalidades do Calendly
Existem muitas ferramentas de agendamento online no mercado, mas o Calendly é uma das principais. E não é para menos: o grande diferencial da plataforma está no fato de que ela possui diversas funcionalidades com o objetivo de facilitar a vida dos seus usuários.
Integração com todo o time.
Imagine que seu cozinheiro chef também quisesse estar presente na reunião citada no exemplo anterior. Com o Calendly, você poderia visualizar a agenda de todos os membros da sua equipe, sabendo exatamente quando eles vão estar ocupados em outros compromissos profissionais.
Automatização de eventos fixos.
Sabe aquela reunião semanal de check-up com todo o time? Com o Calendly, não há necessidade de ficar criando invites todas as vezes. A plataforma é capaz de otimizar essa questão, gerando compromissos fixos em períodos pré-determinados para os envolvidos.
Saiba exatamente onde o call vai acontecer.
Zoom, Google Meet, Skype, Teams… Cada pessoa tem uma alternativa favorita para criar meets. Mas a verdade é que, muitas vezes, nos perdemos em todos esses dispositivos e perdemos um bom tempo procurando links. Com o Calendly, você consegue visualizar facilmente onde suas próximas reuniões vão acontecer, acessando o link de acesso com poucos cliques.
Chega de esquecer onde anotou sua agenda.
Você se lembra que tem uma reunião com um cliente importante na próxima semana, mas não sabe exatamente o dia e muito menos o horário. Será que ficou anotado na sua agenda pessoal, ou no bloco de anotações que você guarda no carro? O Calendly é uma integração de todos os seus compromissos em um único local.
Ah, e aí vai a resposta que você provavelmente está buscando: sim, é possível integrar suas agendas do Google Meet, Outlook e iCloud ao Calendly. Afinal, não é só de cadernos que a sua rotina vive, não é?
Se planeje: evite correrias e atrasos.
Se você já recebeu uma mensagem do tipo “estamos te esperando na sala de reunião”, sabe muito bem o que é a sensação de notar que esqueceu algo muito importante. Todo mundo já esqueceu que uma reunião está prestes a acontecer, mas a Calendly é uma ferramenta valiosa nesse sentido. Afinal, ela avisa que sua reunião está prestes a começar.
Como começar a usar o Calendly?
Qualquer pessoa ou empresa pode se inscrever no Calendly. A versão comum da plataforma é de uso gratuito e pode ser utilizada com recursos limitados. Mas se caso haja a necessidade de adquirir um pacote mais sofisticado, as notícias são boas: os 14 primeiros dias de teste da versão Pro são gratuitos.
Como aumentar a produtividade das suas reuniões?
Nós prometemos e chegou a hora: aí vão algumas técnicas para otimizar suas reuniões agendadas via Calendly. Em tempos em que precisamos ser objetivos e em que não dá pra desperdiçar tempo, essas recomendações são realmente importantes.
Durante todo o tempo, vamos alinhar essas sugestões com as funcionalidades que citamos na plataforma tema desse artigo.
Tenha uma pauta bem definida.
Toda reunião deve ter um tema claro e disponível para todos. Começar com a ideia de “ir debatendo conforme forem surgindo os assuntos” é um erro que pode prejudicar sua produtividade. O Calendly permite criar um título e uma descrição para a reunião. Por exemplo:
Dia 24/03/23 – Reunião briefing
Assunto da reunião: Estilo do casamento, cores da decoração, sabores favoritos e quantidade de convidados.
Calcule o tempo da reunião.
Saber o tempo disponível para debate ajuda a separar quantos minutos serão usados em cada tópico. Se você deixar uma reunião sem horário limite, é possível que as pessoas comecem divagando e deixem a pauta mais prática toda para o final, o que pode prejudicar os resultados e alongar o tempo usado.
Seja pontual.
Imprevistos acontecem, mas tirando as situações extremamente sérias, é crucial manter seu compromisso com o horário confirmado. Se a reunião é às 10h, esteja pronto e posicionado(a) às 09h55.
Limite o número de convidados.
Quando muitas pessoas participam de um meet, é possível que as opiniões fiquem perdidas, haja um excesso de falas ao mesmo tempo e as coisas não sejam resolvidas como deveriam. Limitar o número de convidados é uma excelente alternativa para isso.
Faça uma ata e defina os próximos passos.
Uma reunião perde sua validade se não terminar com resoluções para o futuro. Quando terminar, garanta que todas as partes envolvidas terão suas tarefas programadas. A criação de uma pauta é essencial para garantir que todos poderão reler o que foi definido.
Como aprimorar sua agenda para fechar mais negócios com menos reuniões?
Imagine que você manda contatos para milhares de pessoas oferecendo condições especiais no seu serviço ou produto. Você recebe diversos retornos e sua agenda lota rapidamente. No entanto, apesar do tempo gasto, poucos negócios são fechados.
O motivo disso pode ser um alto volume de leads desqualificados, ou seja, sem um potencial tão grande de fechamento de contrato. É como se você mirasse um público muito grande, mas não o aquecesse.
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Ofereça conteúdos relevantes, destaque os diferenciais da sua marca e, quando for o momento certo marque uma reunião.
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