Dar início a um projeto é como uma mãe dando à luz: dúvidas, incertezas, medos e suposições surgem por todos os lados e, ao mesmo tempo, a mãe tenta entender o que é imprescindível e o que não é para que seu filho seja bem cuidado e feliz.
Nos trabalhos em equipe, acontece algo similar, porque na maior parte das vezes, os membros não têm todas as informações necessárias para realizar o projeto. Isso é normal, afinal, ninguém nasce sabendo de tudo. Então, assim como uma mãe de primeira viagem fica insegura, o mesmo acontece com as equipes que estão prestes a criar algo novo.
Nesse momento, contar com a ajuda da Matriz CSD pode ser muito benéfico. Esse método auxilia as equipes na organização das informações que cercam o problema. Quer entender melhor? Então, vamos explicar:
- O que é Matriz CSD;
- Como criar um projeto a partir da Matriz CSD;
- Quando e onde usar a Matriz CSD;
- Dicas práticas para fazer uma boa Matriz CSD.
Vamos juntos?
O que é Matriz CSD?
A Matriz CSD é um método utilizado para iniciar projetos. Sua sigla significa Certezas, Suposições e Dúvidas. Seu objetivo é justamente reunir todas as certezas, suposições e dúvidas entre os membros da equipe para que todos estejam cientes das informações disponíveis. Com ela, a gestão da informação e do conhecimento é feita de maneira organizada.
A partir dessa ferramenta, a equipe evita erros e atrasos no projeto. Afinal, quantas vezes o seu trabalho já não saiu com falhas devido à falta de organização e de comunicação entre os colaboradores? Bem, a Matriz CSD quer eliminar tudo isso.
Através das anotações da Matriz CSD, o time pode tirar as dúvidas do briefing com o cliente de forma mais fácil, validar pontos que ainda são suposições e evitar certezas equivocadas. Quando as ideias são compartilhadas com todos, as chances de um projeto decolar se tornam muito mais altas e a gestão também fica mais fácil.
Como criar um projeto a partir da Matriz CSD?
Antes de mais nada, você deve separar cada sigla (Certezas, suposições e dúvidas) em colunas diferentes. Você pode fazer isso no papel, em post its, no computador ou até em ferramentas de gestão de tarefas, como o Trello.
Veja o exemplo:
Junte a equipe e faça o seguinte:
- Escreva tudo o que parece ser verdade absoluta e coloque na coluna de Certezas;
- Quando há opiniões diferentes sobre um assunto, coloque-as em Suposições;
- Na coluna de Dúvidas, coloque tudo aquilo que você desconhece ou não possui uma definição concreta.
As colunas podem ser preenchidas com tudo o que envolve o problema do projeto, como os objetivos, os processos, as motivações, os aspectos comerciais etc.
Tenha em mente que a Matriz CSD foi criada visando reunir o maior número de perspectivas diferentes. Portanto, se há divergências de opinião, escreva-as todas mesmo assim. É importante que haja diversidade dentro da matriz.
A Matriz CSD pode ser usada tanto em trabalhos em grupo quanto individualmente. Ela pode ser consultada em qualquer situação, desde o momento do briefing do projeto até a execução e finalização. Portanto, você não precisa usá-la somente no kick off. Mas nós falaremos mais sobre isso a seguir.
Leia também: Como definir metas e fazer uma boa gestão com o método OKR
Quando e onde usar a Matriz CSD?
Agora, vamos a uma questão importante: quando e onde usar a Matriz CSD? Em quais momentos e situações exatas? Veja abaixo!
No kick off
A Matriz CSD pode ser usada no kick off do projeto, ou seja, em seu início. Nesse momento, a equipe deve extrair o máximo de informações possíveis sobre o briefing, para definir o escopo do trabalho. Também é preciso alinhar as ideias e expectativas do projeto com o cliente ou patrocinador e anotar todas as percepções que esse cliente tem do desafio.
Antes de ir a campo
Em alguns projetos, há momentos de pesquisa e preparação antes da execução. Nessas etapas, você pode consultar a Matriz CSD para a construção de roteiros de entrevista e observação do usuário.
Após o campo
Depois que os primeiros dados foram coletados, a Matriz CSD pode ser revisitada e reavaliada. Nessa etapa, é comum que algumas dúvidas lá do início do projeto transformem-se em certezas, e que as certezas passem a fazer parte do quadro de suposições. Afinal, tudo muda com o desenvolver do projeto.
No final do projeto
No sprint de um projeto, as equipes geralmente se reunem para fazer uma avaliação do que ainda precisa ser melhorado e do que precisa ser ajustado, para então fazer a entrega final. O método Scrum, por exemplo, funciona assim. Nesse momento, também é comum que os colaboradores expressem quais foram suas maiores dificuldades durante o projeto e o que poderia ter sido feito diferente.
Aqui, você também pode consultar a Matriz CSD para validar informações importantes sobre o projeto e fazer a melhor entrega possível.
Dicas práticas para fazer uma boa Matriz CSD
Vamos ver algumas dicas para melhorar ainda mais o desempenho do seu projeto a partir desse método:
- Evite discussões prolongadas: na hora de encaixar cada informação em uma coluna, muitos participantes acabam gerando discussões longas. Contudo, a intenção da matriz é justamente gerar divergências de opinião, portanto, nem sempre se chegará a um ponto de acordo. O ideal é sempre inserir todos os pontos de vista nas colunas;
- Seja flexível: ao longo do projeto, é totalmente natural que as coisas mudem. Muitas dúvidas podem acabar se tornando certezas e vice versa. Então, oriente seu grupo quanto à necessidade de flexibilidade para a criação da matriz;
- Provoque reflexões: especialmente na coluna das certezas, o objetivo é provocar uma auto-reflexão, questionar vieses, preconceitos e questões vistas como verdades absolutas.
A Matriz CSD, assim como outros métodos de gestão de projetos, é especialmente eficiente no início, já que ela evita qualquer desinformação ou suposição errada. Ao reunir tudo isso em um só lugar, trabalhar em equipe fica mais fácil na medida em que todos estarão cientes de tudo.
Os grandes problemas nos projetos, afinal, estão em sua gerenciamento, já que os membros acabam passando informações erradas, atrasando as entregas e reduzindo a produtividade da equipe. Por isso, vale testar essa ferramenta.
