O relatório de vendas é importante em qualquer tipo de negócio. Nele, são adicionadas informações relevantes para entender o desempenho da empresa. Nesse sentido, os registros do ciclo comercial são analisados e guiam o processo de decisão. Ou seja, a estratégia de vendas pode mudar dependendo dos resultados alcançados.
Por mais que essa etapa pareça um desafio para muitos profissionais, não há mistério. São diversas informações colhidas ao longo e certo período. No entanto, nem todas são essenciais e devem ser adicionadas no relatório.
Para você entender como criar um relatório de vendas efetivo, vamos explicar:
- O que é o relatório de vendas;
- Para que serve o relatório de vendas;
- Como criar um relatório de vendas;
- Como fazer a apresentação de um relatório de vendas.
Então, venha entender o que é um relatório de venda e descubra como criar o seu!
O relatório de vendas é parte fundamental para entender o setor comercial da empresa. Dessa forma, as informações disponíveis neste documento servem como base para que os gestores tomem as melhores decisões.
Além disso, aspectos como o atendimento, os canais de vendas e até resultados das ações de marketing podem ser avaliados. Portanto, o relatório de vendas reúne uma gama de informações obtidas por meio do acompanhamento de dados.
Apesar de ser chamado de relatório de vendas, ele não tem como único propósito abordar o lucro, quantidade de vendas e outros assuntos financeiros. Na verdade, o objetivo é mostrar como direcionar a sua estratégia para conquistar uma fatia maior do mercado. Ou seja, auxilia na progressão das ações e fidelização de clientes!
Para que serve o relatório de vendas?
Ter uma visão mais ampla e sistémica é sempre vantajoso para um negócio. Afinal, o uso de informações relevantes direciona uma empresa para atingir melhores resultados, não é mesmo?
Qualquer estratégia colocada em prática deve ser acompanhada de perto. A partir disso, os resultados são analisados e é possível conferir informações como por exemplo:
- volume e valores de vendas;
- tempo gasto nas negociações;
- investimento necessário para ganhar cada cliente;
- desempenho de cada canal de vendas;
- número de conversões;
- alinhamento das campanhas e outras informações.
Nesse sentido, a criação de um relatório de vendas mostra tudo o que foi realizado em determinado período. A partir disso, os gestores podem verificar cada um dos processos para tomar as medidas necessárias. Portanto, é essencial para otimizar as ações e campanhas de marketing e vendas.
Os insights dispostos são valiosos, uma vez que apontam qual direção tomar. Assim, as equipes não perdem tempo com práticas que não trazem um bom retorno, além de tomar providências rápidas para o ciclo seguinte.
O relatório de vendas é uma excelente fonte de informações para manter a empresa saudável. Entretanto, cada negócio tem suas características e necessidades, e é preciso conhecer bem o seu empreendimento para aproveitar ao máximo esse recurso.
Dessa maneira, as abordagens podem ser complexas ou mais simples. Além disso, o relatório também deve ser feito de acordo com o ciclo do negócio, que pode ser semanal, quinzenal, mensal ou em outros períodos.
Como já ficou claro, o relatório de vendas tem um alto valor estratégico para uma empresa. Por isso, não se preocupe, a seguir você vai acompanhar um passo a passo para criar esse documento!
Como criar um relatório de vendas
Como foi apontado, cada empresa precisa saber o que é mais importante dentro da estratégia. A personalização do relatório deve ocorrer conforme a demanda e os dados que merecem destaque.
É claro que a tecnologia é muito útil nesse momento. Os softwares já fazem parte da rotina dos profissionais de venda e marketing, e ferramentas de automação, como CRM (Customer Relationship Manager), são essenciais.
Sem mais delongas, veja como produzir um relatório de vendas completo!
Comece definindo um objetivo
Afinal, para que você quer gerar relatórios de vendas? Fazer isso apenas para parecer que sua empresa é mais organizada é um grande erro!
Você precisa ter um foco. Em vez de ajudar, o excesso de informações pode atrapalhar a criação do seu relatório. Por isso, tenha em mente que menos é mais. A partir de então, analise qual é o seu objetivo e tenha KPIs (Key Performance Indicators) definidos.
Ao definir seu objetivo, a escolha das informações que serão inseridas no relatório se torna mais simples. Ou seja, o documento fica mais compacto, porém mais completo – e somente com informações realmente relevantes.
Faça o mapeamento das informações
Agora que você tem em mente o que deseja saber, não há mais tempo a perder e basta ir diretamente nesses dados.
Nesse ponto, voltamos a falar sobre a automatização. Imagine o trabalho que daria para coletar dados, separá-los e entendê-los manualmente… seria inviável, certo?
Portanto, utilizar uma ferramenta de automação é o grande segredo para mapear as informações. Dessa forma, esses softwares são fontes confiáveis de dados, pois entregam informações precisas sobre seu negócio.
Foque nos dados que são importantes e que ajudarão na tomada de decisões. Questões como a taxa de conversão, o ticket médio e outros aspectos são alguns dos itens que podem ser apontados.
Defina o formato do relatório
Qual formato você acredita ser mais interessante para passar as informações para a sua equipe? Esse é um ponto a ser considerado.
É possível escolher uma folha de papel simples, apresentar as informações em vídeo, utilizar gráficos e outras alternativas. De modo geral, crie algo que seja adequado às necessidades da equipe.
Contudo, padronizar o relatório e criar alguns blocos “fixos” e outros alteráveis costuma funcionar bem. Dessa forma, é possível acompanhar sazonalidades, mudanças no negócio, entradas de novos concorrentes e outras informações.
Tenha prazos bem delimitados
A periodicidade também deve ser escolhida conforme os objetivos definidos. Se as suas ações apresentam resultados semanais, crie relatórios a cada semana.
Por outro lado, se você tem campanhas mais extensivas, faça um relatório que analise o período de tempo que ela ficou ativa.
Se não houver uma delimitação de tempo para fazer a análise, fica difícil realizar a comparação de performance e identificar se houve crescimento ou não. O relatório é, portanto, algo sistêmico, que mostra todos os ajustes que a sua estratégia precisa.
Como fazer a apresentação de um relatório de vendas?
Todas as informações foram levantadas, você separou os dados mais importantes e agora precisa mostrar os resultados para a equipe ou para os gestores, certo?
A apresentação pode ser feita por meio de documentos, slides, vídeos curtos, infográficos ou outros modelos que sejam interessantes para mostrar os dados coletados.
Uma boa apresentação tem como principal característica o conteúdo. Por isso, a escolha das métricas que serão mostradas é uma etapa fundamental. Além disso, correlacionar indicadores entregam resultados mais precisos. Confira alguns deles:
- ticket médio;
- taxa de crescimento de vendas;
- taxa de conversão;
- custo por aquisição de cliente (CAC);
- cumprimento de metas;
- retorno sobre investimento (ROI);
- lifetime value (LTV);
- taxa de renovação;
- faturamento;
- performance de vendedores;
- novos clientes.
É claro que essas métricas podem mudar de acordo com a sua estratégia. Afinal, cada pessoa sabe o que é mais importante para o crescimento do próprio negócio. Por isso, fazer relatórios e comparar com períodos anteriores aponta se a empresa atingiu os objetivos propostos.
Portanto, escolha suas métricas e crie um relatório de vendas que mostre a realidade do negócio. Dessa maneira, você tem diagnósticos mais precisos e consegue desenvolver planos de ação para melhorar ainda mais suas vendas!
Para ajudar na criação de relatórios e compartilhamento de informações, conheça o Google Data Studio e saiba como usá-lo na sua estratégia!
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